¿Es posible deducir las facturas de combustible? ¿Y los seguros del vehículo o las facturas del taller? Son consultas que atendemos con mucha frecuencia y, por ello, vamos a intentar aclarar los aspectos básicos de estos gastos para deducirlos correctamente.
CUESTIONES BÁSICAS
Antes de analizar cómo deducir (bien) los gastos del vehículo, es imprescindible conocer los requisitos necesarios de cualquier factura de gasto; hablamos de ello en un artículo anterior que podéis encontrar aquí.
Además, en este artículo tratamos de la deducción del gasto, por lo que nos referiremos a su deducción en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades (dejando aparte y para otra ocasión su tratamiento en IVA)
La normativa aplicable, La Ley 35/2006 de 28 de noviembre del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (y sus reglamentos), así como la Ley 27/2014 del Impuesto de Sociedades establecen que:
Resulta indispensable la contabilización de la factura. El gasto debe ser efectivo (debe probarse el pago), y no servirá una mera anotación.
Los gastos deben ser imputables al ejercicio en que se contabilizan (aunque caben ciertas excepciones)
Los gastos deben estar justificados mediante factura.
El gasto debe corresponderse con los ingresos. Además de ser reales, deben estar directamente relacionados con la actividad y tener su causa en ésta.
De estos puntos el más relevante es el último, ya que recuerda que todo gasto debe ser "necesario" y "oportuno" para la realización de la actividad.
Además, la carga de la prueba de este requisito recae sobre el contribuyente. Es la empresa o el autónomo quien debe probar que el gasto ha sido necesario y adecuado para la actividad.
DEDUCCIÓN DE GASTOS DE VEHÍCULOS
Cuando se trata de deducir gastos correspondientes a un vehículo, hay que tener en cuenta algún detalle adicional a los requisitos anteriores.
La factura sobre el gasto debe incluir obligatoriamente la identificación inequívoca del vehículo (la matrícula) -es frecuente que en las estaciones de servicio olviden este detalle y anoten únicamente los datos de la empresa- por lo que os recomendamos comprobar estas facturas.
También es muy recomendable no mezclar en la factura de combustible otros servicios o productos (compras en la tienda de la estación de servicio de productos de alimentación o variados) que puedan generar confusión sobre la pertinencia del gasto.
Y además, como elementos clave, debemos distinguir los siguientes:
Sólo se entenderán deducibles los gastos de aquellos elementos patrimoniales que estén afectos a una actividad económica y se empleen para los fines de la misma. No se entenderán afectos los siguientes:
Los que se empleen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización de estos sea accesoria e irrelevante.
Cuando se trate de elementos patrimoniales afectos que sirvan solo parcialmente al objeto de la actividad, la afectación se entenderá limitada a aquella parte de los mismos que realmente se utilicen en la actividad de que se trate. Sin embargo, no se considerarán afectos los elementos patrimoniales que sean indivisibles, como es el caso de un vehículo. Por tanto, el mismo debe emplearse única y exclusivamente para la actividad.
La excepción que permite afectar elementos que se usen para fines o necesidades privadas de forma accesoria o en días u horas inhábiles, cuando se está fuera del trabajo, no se aplica para vehículos turismos. Sin embargo, sí que podría aplicarse con vehículos mixtos que se destinen al transporte de mercancías, o a los que se destinen a transporte de viajeros, los vehículos de autoescuelas o los de los representantes de comercio (nota: y cuyo epígrafe de actividad sea este).
Los vehículos calificados como tipo "industrial" (furgonetas, camiones, etc) se admiten como gasto puesto que se presume que su destino es exclusivo para la actividad y no se requiere más prueba.
Estos puntos son los más relevantes y suelen ser aquellos en torno a los que pivotan las reclamaciones de Hacienda relacionadas con estos gastos. Hay que prestar especial atención a lo relativo a los vehículos mixtos, ya que debe acreditarse que el vehículo se utiliza para transporte de mercancías (por ejemplo, mediante la ausencia de asientos traseros, la rotulación del vehículo, etc). El criterio de la Administración actualmente consiste en considerar como vehículo turismo a los vehículos mixtos salvo que se pruebe con suficiente eficacia que se emplean única y exclusivamente como elemento de la actividad durante todo el tiempo de ejercicio de la misma y que su uso privado es meramente ocasional e irrelevante.
EJEMPLOS PRÁCTICOS
Un trabajador autónomo que realiza la actividad taller mecánico adquiere un turismo para emplearlo como vehículo de cortesía y lo cede a sus clientes mientras éstos dejan sus propios vehículos en su local. En este caso, puesto que el vehículo se emplea única y exclusivamente para su actividad y dado que no se utiliza en modo alguno para necesidades privadas, a pesar de tratarse de un turismo, podría deducirse como gasto.
Un trabajador autónomo adquiere un vehículo para desplazarse a visitar a sus clientes y acudir a las ubicaciones donde ejerce su actividad. Este autónomo dispone otro vehículo turismo para su uso particular pero algunos fines de semana emplea el que afectó a la actividad para visitar a un familiar que reside en otra localidad. En este caso, a pesar de contar con un segundo vehículo para sus fines privados, no podría deducir el gasto del que emplea en su actividad ya que aunque sea muy ocasionalmente, también usa el de la actividad empresarial para un fin distinto.
Otro trabajador autónomo adquiere un vehículo mixto en el que se desplaza a las obras en las que trabaja transportando sus herramientas y materiales. Los fines de semana emplea el mismo vehículo para llevar a sus hijos al polideportivo y hacer sus compras personales en el supermercado. En este caso, siempre que pueda acreditar que el vehículo mixto se usa única y exclusivamente para trabajo y transporte de su material durante su horario y jornadas laborales, sí se admitiría su deducción.
En conclusión, únicamente se podrán deducir gastos por vehículos que se encuentren afectos única y exclusivamente a la actividad sin que sea admisible su uso personal ni siquiera de forma accesoria o puntual, y corresponde al contribuyente probar con fuerza suficiente que esto es así.
¿CÓMO SE DEDUCEN LOS "VEHÍCULOS DE EMPRESA"?
En el caso de vehículos cedidos por sociedades a sus socios o trabajadores nos encontramos con un caso diferente. En esta situación, el vehículo sí podrá deducirse como elemento de gasto (mediante su correspondiente amortización) siempre y cuando el socio o el trabajador impute en su remuneración el correspondiente pago en especie como salario por esta cesión. Lo mismo sucederá con los gastos por combustible u otros gastos propios del vehículo cedido, ya que si es la sociedad quien los abona, el trabajador o socio que emplee el vehículo deberá repercutirlos igualmente como salario.
Por último, os recomendamos acudir a un profesional para trabajar con la fiscalidad de vuestra actividad. Como siempre, podréis contar con nuestro servicio para atenderos, resolver dudas o analizar vuestro caso concreto. Nos encontraréis aquí.