El pasado 26 de septiembre de 2023 la AEAT publicó en su web el avance sobre la próxima obligación de emitir factura electrónica en las relaciones entre profesionales. A continuación, veremos qué significa y a quiénes afectará.
En su web, la Agencia Tributaria indica que:
"En los plazos que se indican a continuación desde la aprobación del desarrollo reglamentario de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:
En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.
El citado desarrollo reglamentario se encuentra recogido en el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, en lo relativo a la facturación obligatoria entre empresas y profesionales, cuyo texto fue sometido a información pública el 20 de junio de 2023."
¿A quién afecta esta normativa?
Resumiendo, esta obligación afectará a TODAS las empresas, sin importar su tamaño o volumen de facturación, tanto sociedades como profesionales autónomos, aunque una mayoría tendrá más tiempo para adaptarse y no será hasta finales de 2024 o a lo largo del año 2025 que tendrán que atenerse a esta obligación.
Por otra parte, esta obligación afecta solo a las facturas que se emitan estas empresas o profesionales entre sí. No a las facturas que se emitan a clientes particulares.
¿Qué es una factura electrónica?
De nuevo, según la propia Agencia Tributaria, "La factura electrónica es la que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (XML, PDF, DOC…), que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad."
Es decir, se trata de un archivo informático que ha sido creado a través de un programa y que garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.
Para ello es indispensable poder firmar electrónicamente este documento con nuestro certificado o firma digital, y además debe poder remitirse a través de un canal seguro que acredite su aceptación y su recepción."
La obligación no solo afecta a quien emite la factura sino también a quien la recibe, ya que debe disponer de un medio donde conservar y ordenar las facturas que reciba.
¿Cómo se emite y envía una factura electrónica?
El emisor debe disponer de un software para emitir la factura, así como de identificación digital (certificado o firma digital) para firmarla. Sobre este propósito, la propia Agencia Tributaria proporcionará un medio gratuito que podrán utilizar quienes no deseen recurrir a soluciones privadas o de terceros.
El receptor también deberá emplear medios electrónicos para conservarla y disponerla ordenada, a disposición de la Agencia Tributaria en cualquier momento. De igual manera, podrá emplear el mismo recurso gratuito que proporcionará la propia AEAT o bien emplear los servicios privados que hayan sido aprobados o sean compatibles.
De manera que ambas partes deberán disponer de
- Software que permita tratar las facturas
- Firma digital
- Facilidad de acceso permanente e inmediato a la información.
¿Se permitirá factura en papel?
Se podrá disponer de la factura en papel o formato PDF siempre que pueda ser digitalizada, cumpla con el contenido mínimo, garantice su autenticidad y sea accesible inmediatamente por medios electrónicos.
¿Es necesario realizar algún trámite o gestión en este momento?
La obligación afectará a todas las empresas en algún momento a finales de 2024 o bien durante el curso de 2025, dependiendo de cuándo se apruebe su reglamento. En este momento no es necesario realizar ninguna acción, pero nuestro consejo es prepararse para ello, en primer lugar obteniendo identificación digital, es decir, una firma digital a través de un proveedor autorizado, como, por ejemplo, la propia FNMT (fábrica nacional de moneda y timbre) que lo proporciona de forma gratuita a personas físicas y por un mínimo coste para sociedades u otras entidades.
Disponer de la mejor información siempre es útil y prepararse con tiempo suficiente ahorrará problemas, esfuerzos innecesarios y costes elevados. Como siempre, en Domogestión podremos acompañaros en este proceso, guiándoos paso a paso para que la adaptación sea fácil y cómoda.