Una de las consultas más habituales en nuestro despacho tienen que ver con la deducibilidad de los gastos en IVA. La respuesta puede ser extensa y variada según cada actividad o cada sector, pero todas tienen un punto clave en común: La factura.
Para deducir cualquier gasto, es necesario disponer de una factura que pruebe el hecho.
La factura es el medio a través del cual los proveedores de bienes y servicios repercuten el IVA a sus clientes.
En el IVA, la deducción (IVA soportado) que practica un empresario o profesional tiene su origen en la cuota ingresada por otro empresario o profesional (IVA repercutido), que es quien le vendió los bienes y servicios correspondientes. Esta repercusión se realiza a través de la expedición y envío de la factura al cliente.
Precisamente por esto es por lo que, cuando el cliente o destinatario de una operación se quiere deducir el IVA, se le exige una factura que cumpla los requisitos que establece la norma. A través de dicha factura la Administración tributaria podrá, en su caso, comprobar si ese IVA que el cliente se pretende deducir, es coherente con lo que ha declarado su proveedor.
De producirse y constatarse esta coherencia, la deducción no habrá de cuestionarse por este motivo (sin perjuicio de que se pueda discutir oponer otros). En otro caso, si se comprueba que lo deducido por uno no ha sido ingresado por otro, se abrirán otras posibilidades de discusión de las que ya hablaremos otro día.
Por otra parte, el gasto deducido debe ser adecuado para la actividad. Recordemos que se admitirán todos los gastos necesarios para su desarrollo y que habrá que prestar especial atención a aquellos que puedan ser considerados gasto personal o que pudiera ser, incluso parcialmente, parte de la esfera privada además de la profesional. De todo esto trataremos en otro artículo más adelante. En esta ocasión revisaremos los requisitos de las facturas que incluyamos en nuestra contabilidad.
¿Qué requisitos debe reunir una factura?
Para ser correcta, la factura debe contener los siguientes datos:
La palabra "Factura" (no "albarán" ni "recibo"), junto con un número de factura y la fecha de emisión.
Identificación clara de las partes, con nombre o razón social, DNI o CIF y dirección fiscal.
El concepto, la base imponible y el tipo de IVA aplicado, con sus cantidades bien desglosadas.
En caso de que no se aplique el IVA, deberá anotar la razón por la que se considera exenta, o bien por la que se aplica inversión de sujeto pasivo, etc.
La forma de cobro de la factura. Recordemos, que existen límites a las cantidades que se pueden recibir en efectivo.
Errores y confusiones habituales.
A pesar de los pocos requisitos necesarios, es habitual encontrar errores que invalidan una factura y que debemos evitar. Entre ellos destacan las correcciones hechas a mano sobre la propia factura (frecuentemente cambios de cifras anotados a bolígrafo), la ausencia de número de factura, la falta de desglose del IVA (incluso la mera anotación "IVA incluido" sin siquiera indicar el tipo impositivo, la falta de datos de cliente o proveedor (cuando se da su ausencia o se indica únicamente el nombre o razón social), o la ausencia de la palabra "factura" (por lo que puede confundirse con un albarán o un recibo). Además, en algunos casos se requieren requisitos adicionales que frecuentemente se omiten por pura precipitación (tales como matrícula del vehículo en caso de factura de combustible).
Consejos útiles
Revisa cuidadosamente las facturas de tu actividad y solicita cambios o correcciones en aquellas que contengan errores. Conserva las facturas ordenadas y juntas (evita tener tus archivos fragmentados y separados en distintos archivos, formatos o ubicaciones) por un periodo de 5 años (para evitar errores con los plazos de prescripción) y, si te es posible, digitalízalas. La digitalización, además de permitir una copia fácil de conservar, permite leer la factura a pesar del deterioro del tiempo (la tinta de las originales tiende a degradarse muy rápidamente.
En pocas palabras
Para que una factura sea válida debe contener correctamente anotados una pequeña serie de datos. Es importante conservarlas adecuadamente durante 5 años y deben ser contabilizadas adecuadamente. Se trata de información esencial para calcular bien los modelos de impuestos. Por ello, si cuentas con la ayuda de un gestor o asesoría, procura remitir tu información con la mayor antelación posible, ordenada y en un único paquete (enviar archivos distintos en distintas fechas, a través de diferentes canales y en distintos formatos aumentará la posibilidad de duplicidad, error o extravío). Cada minuto dedicado a la tarea de revisar y conservar las facturas deducidas será un minuto maravillosamente bien invertido.