Una de las dudas más frecuentes (y recurrentes) de los autónomos y muchas sociedades es la siguiente: ¿Son deducibles mis gastos de alojamiento cuando trabajo fuera de casa? ¿Puedo deducir mis gastos en comidas?. A continuación veremos qué requisitos deben cumplirse para deducir estos gastos, y qué debe tenerse en cuenta cuando se pide la factura de ese gasto.
La Agencia Triutaria, en su artículo 30.2, regla 5ª, letra c) de la Ley 35/2006 del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, desarrollado en el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del Impuesto, admite gastos por alojamiento y manutención (las famosas dietas o gastos de comidas) dentro de ciertos límites y cumpliendo algunos requisitos.
Sin embargo, también es cierto que a la hora de examinar la documentación justificativa del gasto, los inspectores suelen interpretar la norma de un modo muy estricto y restrictivo, dudando en muchos casos de la admisibilidad del gasto y, en otras muchas ocasiones, rechazando sin demasiados argumentos el gasto y trasladando al contribuyente la carga de probar que existe una justificación clara y plena para el gasto.
Por tanto, con respecto a estos gastos, es preciso atender a varios detalles importantes y reunir la documentación adecuada para justificar la necesidad y pertinencia de los mismos.
Requisitos básicos para gastos de alojamiento y comidas.
Para deducir estos gastos, se requiere que se cumplan los siguientes requisitos
que sean propios del contribuyente,
que se realicen en el desarrollo de su actividad económica,
que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, y
que se abonen mediante cualquier medio electrónico de pago.
Además; existen unos límites de gasto admisibles, que veremos al final de este artículo.
Requisito 1: Siempre con factura a nombre del autónomo o la empresa. Esta condición no suscita muchas dudas y no hay conflicto con su interpretación. Los gastos deben ser del contribuyente; es decir, que la factura (no albarán ni recibo) de los mismos debe emitirse a nombre de quien deduce el gasto (bien el autónomo o la sociedad; nunca a nombre de un trabajador o de un tercero). Puedes ver qué requisitos debe reunir una factura aquí.
Ahora bien, el resto de requisitos puede plantear dudas y por ello los veremos uno a uno.
Requisito 2: ¿Qué significa que se realice "en el desarrollo de la actividad económica"?
Este es un requisito clave y, habitualmente, el que la Agencia Tributaria pone en cuestión durante las revisiones de la documentación. Exige probar que el gasto fue necesario para el desarrollo de la actividad y que no corresponde a los gastos privados normales de la vida del autónomo.
Para empezar, el gasto debe realizarse en un día laborable y en horas de trabajo y, a pesar de ello, la Dirección General de Tributos señala que la circunstancia de que los gastos de manutención correspondan a un día laborable, no implica por sí sola la consideración de que dichos gastos son gastos incurridos en el desarrollo de una actividad económica, sino que específicamente deberá acreditarse esta correlación. Es decir, que además de producirse el gasto en horario de trabajo, debe acreditarse que es necesario para desempeñarlo.
Y aquí nos encontramos con una dificultad ya que ¿Cómo se prueba que es necesario comer en un restaurante, o pernoctar en determinado hotel? Nuestra sugerencia es que se conserve una agenda de trabajo donde se anote que en ese momento se realizaba un trabajo en el lugar donde se produce el gasto (además de otros documentos que prueben que se encontraba en el sitio; como gastos de aparcamiento, acreditaciones de acceso a lugares, hojas de ruta de GPS del vehículo, tickets de autopistas, etc...), que se pruebe además con la factura del trabajo realizado, y que se acredite que la distancia con la residencia habitual es tal que no es razonable evitar dicho gasto regresando a ella. Por supuesto, no se admitirán gastos de alojamiento realizados en la misma localidad donde se ubique la residencia habitual del contribuyente.
Por otra parte, facturas que incluyan más de una comida, gran cantidad de bebidas alcohólicas, varias habitaciones en un hotel, o menús infantiles, serán muchísimo más difíciles (si no imposibles) de justificar. Por tanto, salvo que se trate de una comida de empresa o representación (y se justifique tal gasto muy adecuadamente), recomendamos que en la factura sólo se consignen los gastos propios del autónomo o del trabajador de la sociedad que los realiza.
Requisito 3: ¿En qué establecimientos debe realizarse el gasto?
Estos gastos deben realizarse siempre en establecimientos de restauración u hoteleros. No serán válidas las facturas emitidas, por ejemplo, por una sociedad gastronómica, una asociación o un particular que alquila vivienda o habitaciones.
Requisito 4: ¿Qué medios de pago se admiten?
El pago de estos gastos debe realizarse siempre por medios electrónicos. Es decir, que no se admitirán aquellos gastos que, a pesar de justificarse plenamente, hayan sido abonados en efectivo. Debe acreditarse que es el autónomo o la empresa quien lo paga.
Normalmente este requisito se cumple abonando con tarjeta bancaria y conservando el justificante de pago.
¿Es válido el pago por bizum u otros medios de pago digitales? Sí; al igual que si se realiza por transferencia bancaria, pero será necesario conservar copia o justificante e indicar claramente el concepto de la transferencia o pago.
¿Cuáles son los límites de estos gastos?
Según el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del Impuesto, Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia, el límite por gastos de manutención (comidas), será de 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o bien de 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Cuando el gasto se realiza en el municipio de residencia o de trabajo habitual, las asignaciones para gastos de manutención no excederán de 26,67 dentro del territorio español o bien, si se trabaja o reside habitualmente en el extranjero, de 48,08 euros diarios.
Conclusión
Como hemos visto, los gastos por comidas o alojamiento son deducibles, pero se trata de gastos muy sensibles a la hora de pasar una revisión o análisis de la Agencia Tributaria, de manera que hay que ser especialmente cuidadoso con ellos. Si contáis con la ayuda de nuestra gestión para contabilizarlos, los analizaremos en el momento de incluirlos en vuestros libros para advertir, modificar o aclarar aquellos que pudieran suscitar más dudas.